Wenn ein Unternehmen eine neue Software einführen möchte, steht in der Regel „alles Kopf“. Selbst erfahrene und im Umgang mit Software und dem PC seit Jahren bzw. Jahrzehnte geübte Mitarbeiter von einem solchen Unternehmen steht den Plänen in der Regel nicht nur kritisch gegenüber. Vielmehr macht sich gerade unter denen, die sich mit dem Thema Software bzw. Softwarevalidierung auskennen und schon einige dieser Vorgänge im Unternehmen erlebt haben, der „Angstschweiß“ über den Nacken und den Rücken. Grund dafür sind die Mitarbeiter, die vor allem Neuem grundsätzlich Angst haben und nicht dafür sind, dass es in einem Unternehmen überhaupt Veränderungen gibt. Doch nicht nur dieser Umstand ist zu beachten von der Geschäftsleitung, die plant eine neue Software einzuführen. Neben der Machbarkeit der Validierung sollte sich daher jede Geschäftsleitung überlegen, was sie damit verändern will und wie die Mitarbeiter reagieren.
Gute Planung ist alles
Bei der richtigen Vorgehensweise bei der Einführung von einer neuen Software spielt natürlich auch die Art und der Umfang eine große Rolle. In der Regel sind auch nicht alle Abteilungen von der Einführung einer neuen Software betroffen. Die entsprechende Abteilung gilt es seitens der Geschäftsführung zunächst auf das Vorhaben der Einführung einer neuen Software vorzubereiten. Eine Validierung bedeutet dabei noch lange nicht, dass die Software auch eingeführt wird. Allerdings ist es sehr wichtig, dass bestimmte Mitarbeiter – die der betreffenden Abteilung – in den Validierungsprozess der Software einbezogen werden. Auf diese Weise wird verhindert, dass die Software zum Schluss nicht implementiert werden kann.
Wer an der Qualitätssicherung für eine Software mitarbeitet, der trägt letztlich eine wesentliche Mitverantwortung dafür, dass die Software, die nach dem Validierungsprozess herauskommt, auch wirklich zum Unternehmen, zu den Arbeitsplätzen und zu den Mitarbeitern passt. Eine Softwarevalidierung sollte aus diesem Grund gut geplant werden. Wird die Validierung von einer externen Firma, wie zum Beispiel q-finity, durchgeführt, ist die Mitarbeit von einigen der Mitarbeiter von dem Unternehmen, das später die Software nutzen soll, dennoch wichtig. Auch das muss gut geplant werden. Denn ein Unternehmen kann in der Regel nicht einfach so Mitarbeiter von einem Projekt bzw. aus einer Abteilung abziehen.
Qualität, Eignung und Aufwand
In Bezug auf Software bedeutet Validierung, dass eine Software zunächst auf ihre Qualität bzw. Eignung geprüft wird. Diese Prüfung erfolgt auf der Grundlage von einem zuvor aufgestellten Anforderungsprofil. Die nötigen Informationen zum Anforderungsprofil kommen natürlich von dem Unternehmen, das die Software später implementieren möchte. Der Aufwand im Vorfeld kann somit beachtlich sein. Dabei erfordert eine App fürs Smartphone weniger Aufwand als die Planung bzw. die Eignung und die spätere Einführung einer Software für ein Grafik- oder Buchhaltungsprogramm. Was beachtet werden muss sind auch die Rahmenbedingungen, zu denen eine Software eingeführt werden kann oder sollte.
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